محيط‌هاي اداري داراي قوانيني هستند كه افراد لازم است آن را رعايت كنند. رعايت كردن اين قوانين باعث حفظ حريم خصوصي خود و اهداف شركت مي‌شود. زماني كه در يك شركت شروع به كار مي‌كنيد بايد كارمند امانت‌داري باشيد. اين امانت داري تنها به منظور حفاظت از وسايل نيست، حفاظت از اطلاعات مهم هر شركت با اعتبار شما اضافه مي‌كند. براي حفاظت از اطلاعات كتبي نياز به يك كمد فايلينگ قفل دار داريد.
ميتوانيد اين كمد را در ابعاد و طرح‌هاي متنوع همراه با مبلمان اداري سفارش دهيد كه هم براي شما كاربردي‌تر باشد و هم از لحاظ ظاهر با دكوراسيون اداري شما همخواني داشته باشد. از يك كارشناس باتجربه در امور طراحي دكوراسيون ميتوانيد كمك بگيريد تا با بررسي فضاي كلي كمد فايلينگ مناسب براي شما را پيشنهاد دهد.
ممكن است بخواهيد از رنگ مبلمان اداري خود كمك بگيريد و بر اساس آن كمد فايلينگ انتخاب كنيد. ميز اداري و مبلمان و كمد در اتاق شركت شما نقش مهمي در دكوراسيون دارند. فضاي كاري شما بايد به گونه‌اي باشد كه مي‌پسنديد. هم با سلايق شما همخواني داشته باشد و علاوه بر آن براي كسب و كار شما مناسب باشد. براي مثال براي كسب و كار مشاوره حقوقي نمي‌توانيد از كمد فايلينگ به رنگ‌هاي فانتزي استفاده كنيد. بهتر است از رنگ‌هاي قهوه‌اي يا خاكستري استفاده كنيد.
در ادامه با برخي از دلايل داشتن كمدهاي فايلينگ قفل دار آشنا مي‌شويد و نياز آن را براي شركت خود مي‌بينيد.
جلوگيري از سرقت اطلاعات با كمد فايلينگ قفل دار
در برخي از اتاق‌هاي شركت و بسته به نوع فعاليت آن افراد، اطلاعات از درجه اهميت خاصي برخوردار مي‌شود. به همين دليل لازم است وسايل امنيتي لازم براي چنين اتاق‌هاي در نظر گرفته شود. براي مثال اتاق كارمندان حسابداري لازم است داراي كمدهايي باشد كه نگهداري اطلاعات را براي آنان آسان كند. با وجود كمدهاي مرتب از گم شدن اطلاعات و سندها جلوگيري مي‌شود و همچنين در مواقعي كه در اتاق حضور نداشته باشيد ميتوانيد از آن‌ها مراقبت كنيد.
ممكن است اطلاعات شما اطلاعات حياتي و مهمي براي شركت باشد. براي نگهداري از آن در طول روز نگران هستيد و فشار زيادي را تحمل مي‌كنيد. يك كمد قفل دار به كمك شما مي‌آيد. شركت‌هاي بسياري هستند كه همچنان اطلاعات مهم را بر روي كاغذ نگهداري مي‌كنند. نگهداري صحيح از اين اطلاعات امر مهمي است. در كمدهاي فايلينگ ميتوانيد كاغذها را به صورت منظم درون پوشه قرار دهيد و داخل كمد بگذاريد. براي هر پوشه يك نشانه بگذاريد تا پيدا كردن آن براي شما به آساني انجام شود.
لازمه هر كسب و كار اداري
براي هر اداره و كسب و كاري حسابرسي و امور مالي موضوع مهم آن شركت است. بنابراين ممكن است اسراري داشته باشيد كه حتي به كار شركت‌هاي رقيب هم نيايد. اما اين اسرار براي خود شركت و كاركنان آن لازم است به صورت محرمانه باشد.
اگر قرار باشد همه كاركنان از فيش حقوقي همديگر با خبر باشد ممكن است دردسري از جنس اعتراض براي شما بسازد. حتما شما حقوق هر فردي را بر اساس تجربه و گزينه‌هاي به خصوصي تعيين كرده‌ايد. اما درك و تحليل اين موضوع براي همه كاركنان صحيح نيست. به همين دليل لازم است چنين اسراري به صورت محرمانه بين افراد باقي بماند.
اما با كمد فايلينگ قفل دار ميتوانيد از پرونده‌هاي كاركنان هم محافظت كنيد. با استخدام در هر شركتي اطلاعات شما مانند آدرس و شماره منزل، آدرس و شماره خانواده و … به صورت مكتوب باقي مي‌ماند. حتما با چنين فرم‌هاي آشنايي داريد.
نگهداري از اين اطلاعات نيازمند داشتن كمدي قفل دار است كه امنيت آن را تاييد كند.