مزايا و معايب استفاده از ميز اداري اختصاصي براي كارمندان

طراحي دفاتر كار در حال تكامل است؛ تا گزينه‌هاي بيشتر و امكانات بهتري را شامل شود. اما اگر به اندازه كافي براي همه كاركنان صندلي و ميز اداري اختصاصي نداشته باشيد چه اتفاقي مي‌افتد؟
اداره‌ها در سال‌هاي اخير تغييرات زيادي به خود ديده‌اند. مخصوصا به دليل رشد فناوري و همچنين اين حقيقت كه كاركنان جوان‌تر در حال گرفتن جاي كاركنان قديمي‌تر هستند. يكي از گرايش‌هاي كنوني استفاده از “ميز كار داغ” است؛ كه در آن هيچكس ميز اختصاصي ندارد و كاركنان با هم از ميز استفاده مي‌كنند. به معني دقيق‌تر ميز كار داغ يعني هيچ كارمندي ميز اداري اختصاصي نداشته باشد؛ و هر روز و ساعت روي يك ميز موجود و خالي كار خود را انجام دهد.

مزايا و معايب ميز اداري داغ

دليل شكل‌گيري چنين ايده‌اي بر اساس اين اطلاعات است كه تقريبا 40% از فضاي مختص به ميزها در يك اداره بدون استفاده باقي مي‌ماند. كاركنان به تعطيلات مي‌روند، برنامه كاري آساني دارند، يا اينكه پشت سر هم به جلسات مختلف مي‌روند.
در اين شرايط اگر ميز آنها به همين شيوه بدون استفاده باقي بماند؛ آيا اين كار استفاده صحيح از فضا و طراحي است؟
جواب بعضي افراد منفي است و هنوز تمايل به استفاده از ميز اداري اختصاصي دارند. در مقابل بسياري از اداره‌ها ميز كار داغ را به عنوان يك جايگزين انتخاب كرده‌اند.
در اين شكل طراحي ميزهاي كمتري مي‌توانند براي تعداد بيشتري از كاركنان جوابگو باشند. بسياري از اداره‌ها اكنون فعاليت محور هستند؛ و از مبلماني مانند ميز كنفرانس يا چندين صندلي دسته‌دار بهره مي‌برند؛ تا كاركنان بتوانند از وسيله‌هاي قابل حمل استفاده كنند. در نتيجه اگر همه ميزها در حال استفاده باشند؛ باز هم فضاي كاري زيادي را مي‌توان در بخش‌هاي ديگر اداره پيدا كرد. مطالعات نيز نشان مي‌دهد كه بعضي از كاركنان (مخصوصا كاركنان قديمي‌تر كه اولين اشخاصي هستند كه همراه با فناوري هوشمند بزرگ شده‌اند.) دوست ندارند به يك فضاي مشخص محدود شوند؛ و با جابجا شدن در فضاي اداري بازده بيشتري دارند.
اما چگونه مي‌توانيد بفهميد كه استفاده از ميزهاي داغ حركتي صحيح براي طراحي دكوراسيون اداري شركت شماست؟ در ادامه اين مطلب وب‌سايت مكعب گروپ بياييد به مزايا و معايب آنها نگاهي بياندازيم.

مزاياي داشتن ميز كار داغ در طراحي اداري

اولين مزيت آن صرفه‌جويي در فضا خواهد بود. اگر از يك نيروي كاري 100 نفري به صورت ميانگين 80 نفر آنها در محل اداره حضور دارند؛ آن 20 ميز خالي فضاي اضافي اشغال مي‌كنند و به شيوه‌اي مناسب مورد استفاده قرار نگرفته‌اند. بخش زيادي از كارهاي اداري به مديريت فضا و نگه‌داري از آن برمي‌گردد. با كم كردن مبلمان اداري و هزينه‌هاي سخت‌افزاري، مقداري از آن فضاي از دسته رفته را مي‌توان به عنوان اتاق جلسات يا فضاي توسعه پروژه‌ها به كار برد؛ كه باعث پس‌انداز پول و سودبخشي بيشتر خواهد شد.
كاركنان همديگر را بيش از پيش خواهند شناخت؛ و اين چيز خوبي است. كاركناني كه هر روز در كنار شخصي متفاوت مي‌نشينند تعامل بيشتري دارند، با بخش‌هاي بيشتري هم‌صحبت مي‌شوند و مي‌توانند انگيزه بيشتري دريافت كنند كه قبلا غيرممكن بود. معاشرت بيشتر با دسته بيشتري از افراد مي‌تواند به انسجام اداري و تحقق همكاري بيشتر ختم شود.
كاركنان از فضاي موجود براي سودمندي بيشتر استفاده مي‌كنند. كارمندان گرايش دارند فضايي را انتخاب كنند كه با نيازهاي روزمره آنان سازگاري بيشتري دارد. به عنوان مثال تماس‌هاي زيادي در برنامه كاري خود داريد؟ شايد يك اتاق جلسه كوچك يا يك گوشه دنج بتواند به شما كمك كند. مي‌خواهيد با همكاران خود همكاري بيشتري داشته باشيد؛ تا يك پروژه بزرگ را قبل از موعد انجام دهيد؟ اين كار را مي‌توان در اتاقي بهتر انجام داد كه يك نرم افزار ارائه در اختيار دارد؛ نه زماني كه همگي دور يك ميز جمع شده‌ايد. زماني كه طراحي اداري به انعطاف‌پذيري بيشتر مي‌انجامد؛ كاركنان شما كه به دنبال تحرك و استقلال هستند خوشحال‌تر و سودبخش‌تر خواهند بود.

معايب استفاده از ميز كارهاي داغ

اما واقعيت اين است كه ميز اداري داغ در مقايسه با ميز اداري اختصاصي داراي معايب مشخصي نيز هست. از جمله اين معايب مي‌توان به عدم تسلط كامل بر فضاي كار نام برد. جايي كه كاركنان نمي‌توانند به خوبي با محيط هماهنگ شوند. مثلا صندلي‌هايي را در نظر بگيريد كه براي هر نفر دوباره بايد تنظيم شوند. يكي ديگر از معايب پيچيده بودن ايجاد هماهنگي در كاركنان براي استفاده از فضاي اداري است. مسائل ديگري مانند بهداشت شخصي و اختصاصي‌سازي فضاي كار، از ديگر مواردي است كه طراحان دكوراسيون اداري را در زمينه استفاده از اين سيستم دچار ترديد مي‌كند.
اما اگر مي‌خواهيد اين روش را امتحان كنيد؟ شركتي مناسب را سرلوحه كار خود قرار دهيد. در ادامه مثالي مي‌زنيم از يك شركت هلندي كه ميز اداري اختصاصي را كنار گذاشته و از ميز كار داغ استفاده مي‌كند.
شعبه آمستردام Deloitte با كمك ساختماني كه از آن با عنوان Edge ياد مي‌كنند؛ استفاده بهينه از فضا را با هدف كارايي انساني به حداكثر رسانده است. در اين شركت كارمندان در گوشي‌هاي هوشمند خود يك نرم‌افزار دارند كه به شبكه ساختمان وصل است؛ و هر روز با ارزيابي برنامه كاري كارمندان شروع مي‌شود. از آنجا، خود ساختمان بهترين صندلي را انتخاب مي‌كند؛ و نور و دما را بر اساس سليقه كاركنان تنظيم مي‌كند. در زمان رسيدن به محل كار، پاركينگ ماشين آنها را مي‌شناسد و جاي پارك كردن ماشين را به آنها نشان مي‌دهد. علاوه بر انتخاب كردن محل كاري كه با برنامه آنها سازگاري بيشتري دارد؛ اين فناوري كارايي را با راحتي ادغام كرده است، جايي كه دستگاه‌هاي قهوه‌ساز مي‌دانند چه زماني دم بكشند؛ و حتي مي‌دانند كه افراد چه نوع قهوه‌اي دوست دارند. حتي باشگاه اين شركت هم از فناوري بهره مي‌برد؛ و انرژي جنبشي افراد را به نيروي برق قابل استفاده تبديل مي‌كند. اين شركت همچنين يكي از سبزترين ساختمان‌هاي دنياست؛ و كاملا از نيروي خورشيدي استفاده مي‌كند.
اين ساختمان فضاي كاري 2500 كارمند را با 1000 ميز اداري حل كرده است؛ و انتقال ايده‌آلي را براي حركت كردن به سمت كار گروهي فراهم آورده است.
اما هزينه چنين ساختماني فراتر از بودجه بسياري از شركت‌هاست. بنابراين تا زماني كه فناوري ساختماني بيشتر در دسترس عموم شركت‌ها است؛ كارمنداني كه از ميز كار داغ استفاده مي‌كنند بايد سياست‌هاي مشخصي در استفاده از فناوري‌هاي پيرامون و جابجايي وسايل، پاكيزگي و بهداشت و حتي استفاده از هدفون براي جاهاي شلوغ داشته باشند. اين كار تنها مي‌تواند به ملايم كردن اين انتقال كمك كند.