پيش از هر چيز بايد توضيح دهيم كه منظور از ميز اداري چرخشي چيست. اين كلمه ترجمه عبارت انگليسي Hot Desking است. ويژگي اساسي اين ميزها نبود كارمند ثابت براي آنهاست. به عبارتي در اين شكل از طراحي دفتر كار، كارمندان مي‌توانند هر زماني روي هر ميز دلخواهي بنشينند؛ و هيچكس محل كار ثابتي ندارد.استفاده از ميز اداري چرخشي مي‌تواند يكي از راهكارهاي اساسي براي طراحي دفتر كار باز باشد. ميز اداري چرخشي فضا را براي بهبود روابط حرفه‌اي در كار فراهم مي‌كند. از سويي براي مديران، اين مدل طراحي فرصتي است براي صرفه‌جويي در فضا و افزايش ميزان اشغال فضاي دفتر كار.اگر مي‌خواهيد تغييري در دفتر كار خود ايجاد كنيد و در اين تغيير ميز اداري چرخشي حضور دارد؛ توصيه مي‌كنيم براي انجام كار به نكات و موارد زير توجه كافي داشته باشيد.
از سيستمي براي رزرو ميزها استفاده كنيد
يكي از اولويت‌هاي شما بعد از انتخاب استفاده از ميز اداري چرخشي ايجاد يك سيستم رزرو ميز است؛ كه استفاده از آن براي كاركنان واضح و ساده باشد. با استفاده از اين سيستم بايد بتوانيد تسهيلات لازم براي كاركنان در هنگام استفاده از ميز را ارائه دهيد اين كار كمك مي‌كند تا احتمال سردرگمي، اختلال و در نهايت از دست دادن بهره‌وري كاهش يابد. نكته جالب ديگر اينكه اگر اين سيستم بر اساس يك نرم افزار باشد؛ ممكن است بتوانيد نكات جالب و كاربردي زيادي را درباره عادات همكاري و شكل كار كاركنان خود به دست آوريد. البته فراموش نكنيد كه اين سيستم معمولا براي دفاتر كار وسيع با تعداد بالاي كاركنان ضروري است.
اصول استفاده از ميز اداري چرخشي را آموزش دهيد
براي برخي كاركنان ممكن است اين روش كار ناآشنا باشد. همينطور ممكن است در برابر اين روش مقاومت‌هايي صورت بگيرد. در اين شرايط بايد اطمينان پيدا كنيد كه روش‌هاي ساده‌اي را براي بهبود فرآيندهاي كاري كاركنان تدارك ديده‌ايد و به راحتي مي‌توانيد مشكلات و ابهامات آنها را در مراحل ابتدايي استفاده از فضاي اداري جديد، برطرف كنيد. در اين زمينه شايد نوشتن يك دستورالعمل كوتاه موثر باشد.
فراموش نكنيد كه كاركنان متعددي از يك فضا استفاده خواهند كرد
اهميت اين موضوع به اين دليل است كه كارمندان معمولا روي ميز ثابت خود مواردي مثل تصوير عزيزان‌شان، گلدان كوچك و ساير موارد مورد نياز را قرار مي‌دهند. اين در حالي است كه در ميز اداري چرخشي چنين چيزي امكان پذير نيست.
در اين شرايط اهميت قفسه‌ها و طاقچه‌ها و كمدهاي شخصي هر فرد دوچندان مي شود. پس به اين موضوع در طراحي مبلمان اداري خود اهميت بيشتري بدهيد.
همچنين همين مسئله باعث مي‌شود موضوع بهداشت ميز اداري اهميت بيشتري پيدا كند. در اين زمينه نيز بهترين روش اين است كه به كارمندان خود آموزش دهيد كه ميز كار چرخشي را با همان نظم و بهداشتي كه دريافت كرده‌اند، تحويل دهند.
فضاهاي خصوصي و آرام را ناديده نگيريد
به هر حال همه انسان‌ها در ساعاتي از روز و براي انجام بعضي از كارها نياز به تمركز بسيار بالايي دارند. در نتيجه بايد در دفتر كار باز خود به فضاهاي خصوصي نيز اهميت بدهيد؛ و بسته به تعداد كاركنان، چند ميز اداري چرخشي را در محيطي خصوصي‌تر و آرام قرار دهيد.
مبلمان اداري خود را مديريت كنيد
هيچ كارمندي دوست ندارد روز خود را با يك ميز كار بهم ريخته و نامرتبط و يا ابزارهاي خراب و داراي اشكال آغاز كند. پس بسيار مهم است كه دكوراسيون اداري و مبلمان اداري دفتر كار خود را به بهترين وجه مديريت كنيد. در فضاهاي اداري باز كه از ميز اداري چرخشي استفاده مي‌شود، چنين اشكالاتي بيشتر رخ مي‌دهد؛ و شما بايد برنامه‌اي براي دريافت گزارش مشكلات و رسيدگي فوري به خرابي‌ها داشته باشيد.